La Seguridad Social cambia las notificaciones de las bajas e incapacidades desde septiembre de 2026

La Seguridad Social cambia las notificaciones de las bajas e incapacidades desde septiembre de 2026

A partir del 1 de septiembre de 2026, las personas que estén de baja médica o tengan abierto un procedimiento de incapacidad permanente deberán prestar especial atención a la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Desde esa fecha, las notificaciones y comunicaciones relacionadas con determinadas prestaciones dejarán de enviarse ordinariamente por carta y pasarán a practicarse, con carácter general, por medios electrónicos.

El cambio afecta especialmente a quienes soliciten o perciban una prestación de incapacidad temporal, pero también a las personas implicadas en procedimientos de incapacidad permanente o de lesiones permanentes no incapacitantes.

La medida ha sido aprobada mediante la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 1 de junio de 2026. La norma modifica la regulación de las notificaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social y entra en vigor tres meses después de su publicación, concretamente el 1 de septiembre de 2026.

Este cambio puede tener consecuencias importantes. Una notificación electrónica puede contener una resolución sobre una incapacidad permanente, una petición de documentación, una citación médica, el inicio de un expediente o una decisión que deba recurrirse dentro de un plazo determinado.

Por ello, no consultar correctamente las notificaciones puede provocar que transcurra un plazo sin que el interesado haya leído materialmente la resolución.

¿A quién afecta la nueva obligación de la Seguridad Social?

La nueva regulación incluye entre las personas obligadas a recibir notificaciones y comunicaciones electrónicas a quienes se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:

• Solicitantes o perceptores de una prestación de incapacidad temporal.

• Personas respecto de las que se tramite una prestación de incapacidad permanente.

• Personas afectadas por procedimientos relativos a lesiones permanentes no incapacitantes.

La reforma se incorpora al artículo 4.1.c de la Orden ISM/903/2020, que ya establecía la notificación electrónica obligatoria para otras prestaciones, como nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural.

Por tanto, la medida no afecta únicamente a quienes inicien una solicitud a partir de septiembre. También puede alcanzar a quienes estén percibiendo una prestación de incapacidad temporal o tengan en tramitación un procedimiento relacionado con una incapacidad permanente.

Las notificaciones serán electrónicas, no simplemente preferentes

La noticia se ha presentado en algunos casos como una mera preferencia de la Seguridad Social por las comunicaciones digitales. Sin embargo, la redacción de la norma va más allá.

Las personas incluidas en estos procedimientos pasan a estar obligadas a recibir las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos.

La Seguridad Social pondrá el documento a disposición del interesado en su Sede Electrónica. Será necesario acceder al sistema de notificaciones para conocer el contenido completo de la resolución o comunicación administrativa.

El correo electrónico o el SMS que pueda recibir el ciudadano funcionará únicamente como un aviso. La notificación oficial no será el mensaje recibido en el teléfono, sino el documento depositado en la Sede Electrónica.

¿Cómo se podrá acceder a las notificaciones?

Las notificaciones electrónicas se practicarán mediante comparecencia en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Para acceder será necesario utilizar alguno de los sistemas de identificación admitidos, como:

• Certificado electrónico.

• DNI electrónico.

• Sistema Cl@ve.

• Otros sistemas de identificación habilitados por la Seguridad Social.

La propia Seguridad Social ha informado de que, desde el 1 de septiembre de 2026, las comunicaciones relativas a las prestaciones de incapacidad temporal e incapacidad permanente se realizarán electrónicamente a través de su Sede Electrónica.

Es aconsejable comprobar antes de esa fecha que el teléfono móvil y la dirección de correo electrónico que constan en la Seguridad Social son correctos y están actualizados.

También conviene verificar que se dispone de un medio válido de identificación electrónica y que se puede acceder correctamente a la Sede.

¿Qué ocurre cuando se recibe un SMS o un correo electrónico?

Cuando la Seguridad Social deposite una nueva notificación, podrá enviar un aviso al teléfono móvil o al correo electrónico facilitado por el interesado.

Ese aviso sirve para informar de que existe una comunicación pendiente, pero no contiene necesariamente la resolución completa ni sustituye el acceso a la Sede Electrónica.

Por tanto, al recibirlo será necesario entrar en el servicio de notificaciones, identificarse y descargar el documento.

Debe extremarse la precaución frente a posibles mensajes fraudulentos. Lo recomendable es no introducir datos personales o bancarios desde enlaces dudosos y acceder directamente a la Sede Electrónica oficial.

¿Qué pasa si no se abre una notificación electrónica?

Este es uno de los aspectos más importantes de la reforma.

En las notificaciones electrónicas, el hecho de no abrir el documento no significa necesariamente que la resolución no pueda producir efectos. La normativa administrativa establece reglas específicas para considerar practicada o rechazada una notificación cuando el destinatario no accede a ella dentro del plazo legal.

En términos generales, cuando una notificación electrónica obligatoria se pone a disposición del interesado y transcurren diez días naturales sin acceder a su contenido, puede entenderse rechazada, salvo que se acredite la imposibilidad técnica o material de acceder.

Esto puede provocar que los plazos administrativos comiencen a transcurrir aunque la persona no haya leído la resolución.

Por ejemplo, puede ocurrir que el INSS deniegue una incapacidad permanente y el interesado no consulte la notificación a tiempo. Si la resolución se considera válidamente notificada, el plazo para presentar la reclamación previa podría comenzar a computarse sin que la persona sea consciente de ello.

También puede suceder con una resolución de alta médica, una citación, un requerimiento de documentación o una revisión del grado de incapacidad reconocido.

¿El SMS es obligatorio para que la notificación sea válida?

No debe confundirse el aviso con la notificación.

El SMS o el correo electrónico tiene como finalidad advertir al ciudadano de que existe un documento disponible. Sin embargo, la validez de la notificación no depende necesariamente de que el interesado haya leído el aviso.

La notificación se practica mediante el acceso al contenido en la Sede Electrónica y conforme a las reglas previstas para este sistema.

Por ello, confiar únicamente en la recepción de un SMS puede ser arriesgado. Un cambio de teléfono, una dirección de correo desactualizada, un mensaje clasificado como spam o un problema de cobertura pueden impedir que el aviso llegue correctamente.

La opción más segura será consultar periódicamente las notificaciones mientras exista una baja médica o un expediente de incapacidad permanente abierto.

¿Desaparecen completamente las cartas en papel?

No. La nueva norma no elimina por completo las notificaciones en papel.

La Seguridad Social podrá utilizar medios no electrónicos en determinados supuestos excepcionales, incluso cuando se trate de personas obligadas a recibir las comunicaciones electrónicamente.

Entre otras situaciones, podrá practicarse una notificación no electrónica:

• Cuando el interesado o su representante comparezca espontáneamente en una oficina y solicite recibirla personalmente en ese momento.

• Cuando sea necesaria la entrega directa por un empleado público para asegurar la eficacia de la actuación.

• Cuando la urgencia o inmediatez de la actuación administrativa resulte incompatible con la vía electrónica.

• Cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico para enviar el aviso de puesta a disposición.

En este último caso, la Seguridad Social podrá realizar la comunicación por medios no electrónicos e informar al interesado de la posibilidad de facilitar un teléfono o correo electrónico para recibir los avisos posteriores.

Por tanto, las cartas no desaparecen totalmente, pero dejan de ser el medio ordinario para las personas afectadas por estos procedimientos.

¿Qué ocurre con las personas que no saben utilizar medios electrónicos?

La digitalización de estos procedimientos puede generar dificultades, especialmente entre personas mayores, enfermas o con limitaciones físicas, cognitivas o tecnológicas.

Para evitar situaciones de indefensión, la Orden ISM/541/2026 contempla expresamente la posibilidad de recibir asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social, conocidos como CAISS.

En estos centros, un funcionario podrá ayudar al interesado a acceder válidamente a la Sede Electrónica y consultar la notificación.

Esta asistencia puede ser especialmente importante cuando la persona no dispone de conocimientos informáticos suficientes o tiene dificultades para utilizar un certificado electrónico o el sistema Cl@ve.

No obstante, la existencia de ayuda presencial no debería llevar a retrasar la consulta. Las citas en las oficinas pueden demorarse y los plazos administrativos continúan siendo breves.

¿Puede acceder un representante a las notificaciones?

Una persona puede actuar mediante representante siempre que la representación se encuentre correctamente otorgada y acreditada.

Esto puede resultar recomendable en los procedimientos de incapacidad permanente, ya que las notificaciones pueden contener decisiones médicas y jurídicas con plazos muy reducidos para reaccionar.

No basta con facilitar las claves personales a un familiar, gestor o abogado. Lo adecuado es formalizar la representación a través de los mecanismos habilitados, como el Registro Electrónico de Apoderamientos, cuando resulte procedente.

De esta manera, el representante podrá intervenir con mayores garantías y controlar las comunicaciones relacionadas con el expediente.

Qué notificaciones puede recibir una persona de baja médica

Durante una situación de incapacidad temporal pueden producirse numerosas comunicaciones, entre ellas:

• Citaciones para reconocimiento médico.

• Requerimientos para aportar informes o documentación.

• Resoluciones de prórroga de la incapacidad temporal.

• Resoluciones de alta médica.

• Inicio de un expediente de incapacidad permanente.

• Comunicaciones sobre el pago de la prestación.

• Resoluciones sobre recaídas.

• Actuaciones relacionadas con el control de la baja.

• Decisiones de una mutua colaboradora o del INSS.

No todas estas actuaciones tienen los mismos efectos ni pueden recurrirse de la misma manera. Por ello, es esencial identificar correctamente qué organismo ha emitido la resolución, la fecha en que se considera notificada y el plazo disponible para impugnarla.

Qué notificaciones pueden producirse en una incapacidad permanente

En un expediente de incapacidad permanente, la persona interesada puede recibir comunicaciones relativas a:

• La apertura del expediente.

• La solicitud de documentación médica o laboral.

• La citación ante el Equipo de Valoración de Incapacidades.

• La propuesta de resolución.

• La resolución que reconoce o deniega la incapacidad permanente.

• El grado concedido.

• La base reguladora y la cuantía de la pensión.

• La fecha de efectos económicos.

• La revisión de una incapacidad ya reconocida.

• La suspensión o extinción de la prestación.

La fecha de notificación de la resolución es fundamental porque determina el inicio del plazo para presentar una reclamación previa frente al INSS.

Cuando se deniega una incapacidad permanente o se reconoce un grado inferior al solicitado, el plazo general para formular la reclamación previa es de 30 días hábiles. Perder ese plazo puede dificultar seriamente la defensa del expediente.

Recomendaciones antes del 1 de septiembre de 2026

Las personas que estén de baja o tengan un expediente de incapacidad permanente deberían adoptar varias precauciones:

En primer lugar, comprobar que sus datos de contacto están actualizados en la Seguridad Social. Es importante revisar el teléfono móvil y la dirección de correo electrónico.

En segundo lugar, asegurarse de que pueden acceder mediante Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico.

También es recomendable entrar con antelación en la Sede Electrónica para comprobar que el sistema funciona correctamente y familiarizarse con el apartado de notificaciones.

Mientras exista un procedimiento abierto, debería revisarse periódicamente la Sede, incluso aunque no se haya recibido ningún SMS o correo electrónico.

Finalmente, cada vez que se descargue una notificación conviene guardar el documento completo y el justificante de acceso, ya que la fecha de apertura puede ser determinante para calcular los plazos.

Una notificación electrónica puede decidir el futuro del procedimiento

El cambio introducido por la Orden ISM/541/2026 no es únicamente una modificación técnica.

En los procedimientos de incapacidad temporal e incapacidad permanente, una notificación puede contener una resolución que afecte directamente al derecho a cobrar una prestación, a continuar de baja o a obtener una pensión.

La falta de acceso a la Sede Electrónica no impedirá necesariamente que la Administración considere practicada la notificación. Por ello, desde septiembre de 2026 será todavía más importante controlar las comunicaciones del INSS y actuar rápidamente cuando se reciba una resolución desfavorable.

¿Has recibido una resolución del INSS?

En Incaprest analizamos procedimientos de incapacidad temporal e incapacidad permanente y valoramos las posibilidades de impugnar las resoluciones dictadas por la Seguridad Social.

Si has recibido una denegación de incapacidad permanente, un alta médica, una revisión de grado o cualquier otra resolución relacionada con tu situación, es importante revisar el documento cuanto antes.

Los plazos para reclamar son limitados y comienzan a computarse desde la fecha en que la notificación produce efectos, aunque haya sido recibida electrónicamente.

Nuestro equipo puede estudiar la resolución, comprobar los plazos aplicables y valorar la estrategia más adecuada para defender tus derechos frente al INSS.